L’automatisation, le nouveau moyen des entreprises pour palier une prochaine crise sanitaire
Bien avant la crise du Covid-19, le monde a connu et survécu à d’autres crises, par exemple celle du 11 septembre 2001, où les Etats-Unis ont connu un véritable chaos. Suite à ces événements, certaines entreprises ont mis en place un BCP (Business Continuity Plan) pour anticiper l’éventualité de futurs sinistres similaires. Le but étant de maintenir une continuité de service, en permettant une reprise de l’activité dans des bureaux loués à cet effet, et localisés loin des bureaux principaux.
Le Covid 19 a permis au monde de se rendre compte qu’il ne faut plus seulement anticiper des sinistres propres aux bâtiments, pour deux raisons principales, la première car les conséquences d’un lockdown sanitaire s’avèrent malheureusement encore bien plus néfastes, la deuxième car nous nous sommes rendu compte qu’avec le télétravail les bureaux pouvaient devenir “optionnels”.
Ce télétravail, aidé par la digitalisation et les outils collaboratifs, a permis aux entreprises de maintenir partiellement leurs activités. Mais, ce dernier ne résout pas tout, surtout si une partie du personnel est malade ou en quarantaine, impliquant alors une chute ou un arrêt brutal d’activité ou bien encore, si certaines tâches et outils nécessitent une présence physique.
Comment remplacer les processus impossibles à effectuer à distance ? Comment faire fonctionner une entreprise si elle perd soudainement 20% ou plus de son effectif ? Et surtout, comment permettre à ceux qui peuvent encore travailler d’être les plus efficaces possible, pour soutenir au mieux l’activité ?
Après avoir mis en place des processus digitaux, il faut pouvoir soutenir l’automatisation de ceux-ci pour favoriser la résilience organisationnelle des entreprises, qui seront dès lors moins impactées en cas de crise et plus efficaces en temps normal. Tout comme les programmes de continuité de service ont émergés à l’époque, des programmes d’automatisation des processus devraient être intégrés dans la stratégie de toute entreprise.
La RPA, cet outil nécessaire aux entreprises en toutes circonstances
L’automatisation permet non seulement d’être mieux préparé à la prochaine crise, mais aussi de récupérer une partie de la rentabilité perdue lors de la crise du Covid 19. Des outils assurant l’automatisation de certains processus, du remplissage ou de la génération automatique de documents, de la collecte ou de l’encodage de données, sont dans la plupart des cas réalisables très facilement.
La RPA (Robotic Process Automation) imite pas-à-pas une tâche ou un processus manuel, comme si un humain le réalisait, bien plus rapidement et sans risque d’erreur. Pour des besoins plus complexes, des développements d’applications permettent d’automatiser une grande partie des tâches les plus chronophages.
La mise en place de l’automatisation dans une entreprise, quelle que soit sa taille, nécessite à minima de prendre du recul et de la hauteur sur son organisation actuelle. Il faut avant tout déterminer quels processus sont les meilleurs candidats à l’automatisation, c’est-à-dire lesquels produisent le meilleur retour sur investissement et contribuent à la résilience en cas de crise. On remarque qu’il est parfois facile d’identifier les nombreuses tâches de double encodage encore trop présentes en entreprise, alors qu’à contrario, certaines tâches quotidiennes faites machinalement, sont quant à elles oubliées comme candidates idéales à l’automatisation. De ce fait, l’importance de la prise de hauteur sur le fonctionnement des processus internes à l’entreprise prend alors tout son sens, ainsi, faire appel à une société externe permet d’avoir un avis plus neutre et aguerri sur son potentiel.
La RPA permet, avec ou sans lockdown sanitaire, non seulement de faire des économies de temps, puisque les robots fonctionnent de jour comme de nuit. Également, des économies d’argent et de bien-être, car l’employé normalement destiné aux tâches fastidieuses peut désormais travailler sur d’autres à plus forte valeur ajoutée. Et enfin, la RPA assure le maintien de l’activité de l’entreprise en cas de nouvelle crise sanitaire, quel qu'en soit son importance, et ce avec un besoin humain limité.
Ecrit par Julien Gras